“A place for everything and everything in its place”

Samuel Smiles

Dit adagium is niet alleen handig voor de Marie Kondo’s en opruimcoaches onder ons, maar ook voor de digitale mappenstructuur van je éénmanszaak. Als archivaris in hart en nieren en met een zwak voor orde, maakte ik een schema voor een solo-ondernemer. Het is altijd makkelijker als je de dingen in een logische structuur giet waar een kat haar jongen in kan terug vinden.

Al meermaals heb ik grote ogen getrokken als ik bij kleine en grote bedrijven de mappenstructuur op de server bekijk. Het is niet alleen de individuele chaoot die er een soepje van maakt, maar ook grotere professionele organisaties houden het niet proper, niet wat de mappenstructuur betreft en (zeker) niet wat de bestandsnamen betreft. Dus neem je plumeau en je veegborstel zodat we je digitale bestanden netjes kunnen afstoffen en een plaats geven!

In 5 stappen van digitale chaos naar gestructureerd documentbeheer.

Stap 1: de mappenstructuur

In zijn boek Getting things done schrijft David Allen dat je een klassement moet aanleggen met alfabetische mappen. Als archivaris rijzen mijn haren hiervan ten berge. Is het niet beter een logische hiërarchische structuur op te zetten die de workflow van jouw onderneming volgt dan trefwoorden uit te vinden die de lading moeten dekken? Onderaan deze post kan je een cheatsheet downloaden om de mappenstructuur voor je solo-onderneming op te bouwen. Uiteraard kan je die nog kan finetunen volgens je eigen specifieke behoeften.
Idealiter is je digitale structuur dezelfde als je papieren mappen, voor zover je die nog hebt.

Stap 2: naamgeving van bestanden

Ja, ik beken. Op mijn computer huizen er ook bestanden als “tekst Joke” of “Annelies”, vaak als het om tijdelijke bestanden gaat die ik snel heb opgeslagen om door te sturen. Die kunnen na verloop van tijd de prullenmand in. Documenten die ik echt wil bewaren, kan ik een bestandsnaam toe met een duidelijke structuur: jjjjmmdd_TYPE_titel. De datum is de datum van opmaak.

Stap 3: versiebeheer

Als je regelmatig verder werkt aan een bestand, dan is het handiger om telkens een nieuwe versie op te slaan, ofwel door de datum in de bestandsnaam aan te passen ofwel door achteraan v1, v2,… toe te voegen. Zo kan je makkelijk teruggrijpen naar een oudere versie waar je een briljant idee had neergeschreven dat ondertussen uit de tekst is verdwenen. Eenmaal je tot een definitieve versie van je tekst bent gekomen kan je oudere versies eventueel naar de prullenmand verslepen.

Stap 4: To crash or not to crash: that is the question.

In de cloud, of een netwerkschijf of toch maar op mijn harde schijf? Je kan natuurlijk je bestanden enkel opslaan op de harde schijf van je computer. Vergeet dan niet om regelmatig een backup te nemen. Een crash komt altijd onverwacht.

In de cloud werken is natuurlijk ook een optie. Platformen als Google Drive of Dropbox zijn handige tools om bestanden niet op je harde schijf te bewaren zonder dat je over een externe harde schijf of, laat staan, een server, moet beschikken. Je kan via deze platformen bovendien ook snel en eenvoudig bestanden delen met andere mensen waar je mee samen werkt.

Iets ingewikkelder is het installeren van een netwerkschijf waarop je automatische backups kunt wegschrijven.

Elke optie komt met voor- en nadelen waar ik hier niet verder op in ga.

Stroop één keer per jaar je mouwen op voor de Trash Day!

Stap 5: grote kuis

Met je digitale bestanden is het net zoals in elk huishouden: je mag het nog zo goed bijhouden, af en toe is het toch tijd voor de grote kuis. Om de vergeten hoekjes eens onder handen te nemen en opgestapelde rommel het huis uit te werken. Plan dus minstens één keer per jaar een trash day in: papieren ordenen, papieren weggooien, documenten scannen en opslaan, digitale mappen opruimen. Het is ook het moment om te kijken wat er weg mag. Aan bepaalde administratieve documenten zijn er wettelijke bewaartermijnen gekoppeld. Als je voor administratieve en financiële documenten een termijn van 7 jaar aanhoudt, dan zit je save. Sommige documenten mogen eerder weg, maar met de regel van 7 hoef je de details niet meer te onthouden. Opgelet: voor bepaalde beroepen gelden bijkomende regels inzake beroepsaansprakelijkheid (bv. architecten).
Ook kladversies kunnen de vuilbak in. Natuurlijk kan het altijd dat je zelf behoefte hebt om bepaalde documenten langer bij te houden dan wettelijk noodzakelijk.

Succes! Mocht je toch nog met je handen in je haar zitten bij het ordenen van je ondernemersarchief, leg mij gerust je vragen voor.

Geef een reactie

Vul je gegevens in of klik op een icoon om in te loggen.

WordPress.com logo

Je reageert onder je WordPress.com account. Log uit /  Bijwerken )

Google photo

Je reageert onder je Google account. Log uit /  Bijwerken )

Twitter-afbeelding

Je reageert onder je Twitter account. Log uit /  Bijwerken )

Facebook foto

Je reageert onder je Facebook account. Log uit /  Bijwerken )

Verbinden met %s